BAGAIMANA AGAR SAYA DAPAT MENGGUNAKAN WAKTU UNTUK HAL-HAL YANG PALING PENTING?

  1. Fokus pada Tujuan Utama
  2. Buat Rencana setiap minggu

1. FOKUS PADA PRIORITAS

Penting:
Aktivitas yang mencerminkan prioritas, nilai utama, sasaran dan misi Anda.
Mendesak:
Aktivitas yang membutuhkan perhatian Anda segera.
Perhatikan dan renungkan aktvitas-aktivitas apa saja yang termasuk aktivitas penting dan tidak penting bagi anda. Dan aktivitas mana saja yang mendesak dan tidak mendesak. Lalu anda coba petakan aktivitas-aktivitas anda yang biasa anda lakukan di tempat kerja, di rumah dan di masyarakat termasuk ke dalam kuadran berapa?

Quadran Waktu perbandingan vertikal : Penting-Tidak Penting, horizontal : mendesak-tidak mendesak

  • Aktivitas di Q1 (Penting – Mendesak) disebut keharusan atau krisis?
  • Aktivitas di Q3 (Tidak Penting – Mendesak) disebut gangguan atau tipuan?
  • Aktivitas di Q4 (Tidak Penting – Tidak Mendesak) disebut sia-sia? Dan
  • Aktivitas di Q2 (Penting – Tidak Mendesak) sebagai aktivitas efektif atau berkualitas?

Perhatikan juga apa dampaknya bila anda berada di kuadran-kuadran tsb? Kuadran mana yang akan membuat anda akan makin efektif dan mana yang membuat anda tidak mampu memimpin diri sendiri?

Q1: Tidak dapat dihindari, tetapi Q2 dapat membantu mencegah urgensi. Tinggal di Q1 terlalu lama tidak sehat, anda akan mudah stress. Tetapi mudah untuk tetap di Q1 karena biasanya ada hadiah publik untuk memperbaiki krisis, sementara mencegah krisis (Q2) biasanya tidak terlihat.
Q3: Ini adalah kuadran tempat Anda dapat meminjam waktu. Ada tantangan paradigma yang signifikan untuk Q3 karena sebagian besar Q3 penting bukan untuk kita, tetapi untuk orang lain. Banyak dari kita (dan banyak budaya kerja) memegang gagasan bahwa kita “harus” mengurus masalah Q3 (bahasa reaktif!). Latih Kebiasaan 1 ketika Anda menemukan diri Anda tertarik ke Q3.
Q4: Orang yang tinggal di Q1 dan Q3 sering melarikan diri ke Q4, yang tidak benar-benar diperbarui. Penggunaan berlebihan dari aktivitas-aktivitas ini yang membuat mereka tidak memperbarui diri. Contoh: Menonton acara TV favorit Anda bisa memperbarui, tetapi lima episode berturut-turut bisa tidak memperbarui
Q2: Ini adalah kuadran hidup efektif. Ini adalah tempat yang proaktif — Anda tiba di sini dengan pilihan. Ketika Anda memilih untuk berada di Q2, akan memberikan hasil terbaik untuk pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda.

MENGURANGI Q2 DAN Q3
Berdasarkan pemahaman atas aktivitas kuadran Q1, Q2, Q3 dan Q4. Tuliskan dua atau tiga aktivitas yang biasa anda lakukan Anda di masing-masing kuadran. Lalu hitung persentase dari masing-masing kuadran. Berapa persen waktu anda di alokasikan untuk aktivitas Q1 dan Q2.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan aktivitas di Q3 dan Q4?

 

2. BUAT RENCANA MINGGUAN

Pertama, Anda terhubung dengan misi Anda.
Kebiasaan 3 sebenarnya adalah tindakan yang Anda ambil untuk hidup dengan misi pribadi Anda. Inilah cara Anda memastikan hal yang penting bagi Anda untuk tetap berada di depan dan di tengah.
Salah satu cara untuk membawa misi Anda ke dalam kehidupan sehari-hari Anda adalah untuk membuat versi pendek, mungkin hanya beberapa kata kunci. Langkah pertama perencanaan mingguan yang efektif adalah meluangkan waktu — 10 hingga 15 menit setiap minggu — di tempat yang tenang untuk mengingatkan diri Anda akan misi Anda.

Kedua JADWALKAN BATU BESAR

  1. Identifikasi dan tulis tiga-empat peran penting anda di kolom peran
  2. “Apa yang menjadi satu atau dua hal terpenting yang dapat saya lakukan dalam peran saya di pekan ini?”
  3. Sekarang, luangkan waktu beberapa menit untuk menjawab pertanyaan ini di atas untuk setiap peran. Tulislah satu atau dua hal atau aktivitas terpenting di samping peran itu.
  4. Kembali ke alat Big Rocks yang baru saja Anda isi dan identifikasi aktivitas-aktivitas Big Rocks Anda lalu anda mulai menjadwalkab batu besar tersebut di kalender Anda.

LANGKAH 3 MEMASUKKAN RENCANA MINGGUAN ANDA KE KALENDER MINGGUAN ANDA

Kembali ke alat Big Rocks yang baru saja Anda isi dan identifikasi aktivitas-aktivitas Big Rocks Anda lalu anda mulai menjadwalkab batu besar tersebut di kalender Anda.
Anda dapat menggunakan aplikasi kalender di ponsel Anda atau agenda fisik yang anda punyai. Pastikan anda menjadwalkan Big Rocks Anda ke dalam aplikasi atau kalender anda untuk mengingatkan anda bawah waktu tsb adalah untuk aktivitas penting yang sudah anda tetapkan sebagai Big Rocks,
Praktekkan Membuat rencana minggu dengan template Weekly Planner ini.

 

Kesimpulan Habits 3: 3 metafora

  1. Big Rock/batu besar perumpamaan dari aktifitas-aktifitas penting masuk Q1 dan Q2 (berdasarkan prilaku proaktif), Kerikil aktifitas tidak penting masuk Q3 dan Q4 (berdasarkan paradigma dan prilaku reaktif)
  2. Praktek-kan menyusun rencana mingguan (1. Kaitkan dengan visi dan misi yang sudah dibuat, review dan petakan peran yang akan dijalani di minggu tersebut, 2. Jadwalkan batu besar/aktifitas penting untuk setiap peran, 3. Jadwalkan aktifitas lain setelahnya)